活動規劃核對清單:
用簡單的步驟確保活動成功

成功的活動會發揮極大的影響力。舉例來說,一般大型活動在結束之前,在社群媒體上被提及的次數大約是 1,400,000 次。這類活動可以將您的理念、企業或產業等資訊,傳播到您平常能觸及的範圍之外,這也暗示了把每一場活動辦成功有多重要。

如果您覺得要規劃一場成功的活動牽涉到的工作太多、太難一手包辦,別擔心,這是事實。即使是最有條理的活動規劃者,也常常會為了活動的日常物流作業而苦惱。好消息是,以下這份「16 週活動規劃核對清單」能幫助您按部就班地進行規劃工作。

  • 設定目標。辦這場活動的目的是什麼?您想達到什麼樣的效果?為了讓活動有個方向,請決定好主題、列出一份明確的目標,或查出要多少人出席才能打破人數紀錄等等。
  • 組成團隊。為每一位團隊成員指派職務,例如計畫管理員、活動行銷人員、營業單位聯絡人員或出納員。每個職務都應該要有清楚的目的,並且盡量設定可量化的目標。
  • 挑選場地和日期。使用活動前調查,了解參加者可能的預算、對他們哪些地點最方便,以及他們會和誰 (孩子、伴侶、同事或朋友) 一起來參加您的活動。然後,找到適當的場地,訂下舉辦活動的日期。
  • 確認活動焦點。動用您和團隊成員的人脈,尋找最令人驚豔的專題講者、報告人或表演者,讓他們成為整場活動的最大賣點。別忘了確認這位焦點人物有空來參加這場活動。
  • 訂出活動時程計畫圖。確定了焦點人物之後,就可以進行其他規畫了。想想您還希望將哪些人或事物變成活動的一部份呢?
  • 設定預算。搞清楚您的活動預計需要花多少錢,要如何支付這筆費用,以判斷您必須從報名費、參展商、贊助商和其他資金來源籌到多少錢,這項資訊會有助於設定合理的報名費和訂定贊助商等級。
  • 尋找資金來源。帶著您的活動目標、焦點人物和贊助商等級等資料,尋找適當的潛在參展商和活動贊助商。
  • 和焦點人物簽訂合約。然後向焦點人物取得一些宣傳資料,如照片或生平簡介等。安排交通和住宿。
  • 與贊助商簽訂贊助協議。向每一家贊助商取得宣傳資料,如公司標誌等。
  • 確認報告者。再次確認您的人脈網路,找出可能的報告者,包括主講和司儀等等。確認每一位報告者的意願和時間,然後開始將他們列入活動流程。
  • 確認餘興表演、外燴餐飲、交通管制和保全等事項。找到活動承包商並預約日期。
  • 取得活動許可和責任保險。向當地主管機關洽詢活動是否需要餐飲許可、噪音許可、看板懸掛許可、道路封閉許可或警力保護。責任保險必須能給付人員受傷、財產損壞和其他的活動事故。
  • 用品牌包裝活動。為活動打造與眾不同的外觀設計,在宣傳資料、活動布置和活動贈品上都套用一致的外觀。
  • 開放報名。您的線上報名表格必須切中要點,且不能遺漏有關抵達時間、飲食限制和 T 恤尺寸等實用的後勤資訊問題。
  • 宣傳活動。打造活動網站,在社群媒體上建立活動頁面。在主講人和知名來賓確認出席時立刻張貼更新,轟炸您想觸及的民眾。發送新聞稿到相關的媒體機構。
  • 和報告者及活動承包商簽訂合約。
  • 購買或租用必要用品。詢問承包商預期您提供什麼樣的設備。聯絡活動場地,詢問他們是否會準備一些必要用品。如果沒有,趕緊找到供應商,購買或租用那些用品。準備活動贈品,如禮品和產品樣本。
  • 取得所有演講和簡報內容的副本。向焦點人物和其他報告者索取演講和簡報內容的副本,確認內容適當,如有必要,聯絡報告者一起調整內容。
  • 建立活動節目表和腳本。為天候惡劣或出席人數過少的情況安排備案。
  • 召集志工。判斷人員安排上的需求,然後公開發送志工邀請。您可以利用線上志工報名表詢問有志人士的相關技能和興趣,以便為每一位志工找到最適合他們的職務。
  • 報名截止。
  • 寄出大會資料袋。資料袋中應包含活動節目表、菜單、報告者相關資訊、其他與會者的聯絡資訊,或其他能協助活動達成目標的實用資訊。這時也是調查與會者對活動有何期待的好機會。如果您的活動有 App,也請讓與會人士知道如何下載。
  • 為報告者安排媒體採訪。聯絡相關媒體機構,告知活動的報告人名單,試探他們的採訪興趣。然後聯絡報告人,告知採訪機會。準備媒體採訪證。如果可能的話,請在活動場地規畫一個採訪專用的空間。
  • 為每一場演講和簡報準備備份的紙本和數位資料。萬事警慎最好。這種高風險的大型活動總是印證了墨菲定律。
  • 佈置場地。確定所有的必要用品 (包括贈品) 都已運送到場。設置報到處、椅子、桌子和舞台。
  • 舉辦志工行前簡報。將每一位志工指派到專屬的小組,由規劃活動的團隊成員分別集中管理。
  • 致電媒體。確認媒體機構的出席情況。
  • 收集即時回饋意見。在活動的空檔發送活動意見表,即時評量活動是否成功,並且在問題一出現時就馬上尋求解決方案。
  • 寄出感謝電子郵件。分別針對與會人士、志工和報告者撰寫感謝稿。強調活動的好成果,例如出席者眾多、對話交流有建設性或大家的回饋都很正面等等。
  • 在郵件裡附上活動後調查問卷。利用活動後調查問卷評量活動成敗,並開始為下一場活動做熱身。分別為與會人士志工和報告者打造專屬的調查問卷,確保您提出的問題都確實與受訪者相關。

這份內容周全的活動規劃核對清單是讓活動通往成功的快車道。在您一項項勾選查對清單上的方塊時,別忘了您一開始所設定的目標才是評量進度的最佳工具。

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