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活動規劃核對清單：
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成功的活動會發揮極大的影響力。舉例來說，一般大型活動在結束之前，在社群媒體上被提及的次數大約是 1,400,000 次。這類活動可以將您的理念、企業或產業等資訊，傳播到您平常能觸及的範圍之外，這也暗示了把每一場活動辦成功有多重要。

如果您覺得要規劃一場成功的活動牽涉到的工作太多、太難一手包辦，別擔心，這是事實。即使是最有條理的活動規劃者，也常常會為了活動的日常物流作業而苦惱。好消息是，以下這份「16 週活動規劃核對清單」能幫助您按部就班地進行規劃工作。

活動開始前 16 週

設定目標。辦這場活動的目的是什麼？您想達到什麼樣的效果？為了讓活動有個方向，請決定好主題、列出一份明確的目標，或查出要多少人出席才能打破人數紀錄等等。
組成團隊。為每一位團隊成員指派職務，例如計畫管理員、活動行銷人員、營業單位聯絡人員或出納員。每個職務都應該要有清楚的目的，並且盡量設定可量化的目標。
挑選場地和日期。使用活動前調查，了解參加者可能的預算、對他們哪些地點最方便，以及他們會和誰 (孩子、伴侶、同事或朋友) 一起來參加您的活動。然後，找到適當的場地，訂下舉辦活動的日期。
確認活動焦點。動用您和團隊成員的人脈，尋找最令人驚豔的專題講者、報告人或表演者，讓他們成為整場活動的最大賣點。別忘了確認這位焦點人物有空來參加這場活動。
訂出活動時程計畫圖。確定了焦點人物之後，就可以進行其他規畫了。想想您還希望將哪些人或事物變成活動的一部份呢？
設定預算。搞清楚您的活動預計需要花多少錢，要如何支付這筆費用，以判斷您必須從報名費、參展商、贊助商和其他資金來源籌到多少錢，這項資訊會有助於設定合理的報名費和訂定贊助商等級。
尋找資金來源。帶著您的活動目標、焦點人物和贊助商等級等資料，尋找適當的潛在參展商和活動贊助商。

活動開始前 12 週

和焦點人物簽訂合約。然後向焦點人物取得一些宣傳資料，如照片或生平簡介等。安排交通和住宿。
與贊助商簽訂贊助協議。向每一家贊助商取得宣傳資料，如公司標誌等。
確認報告者。再次確認您的人脈網路，找出可能的報告者，包括主講和司儀等等。確認每一位報告者的意願和時間，然後開始將他們列入活動流程。
確認餘興表演、外燴餐飲、交通管制和保全等事項。找到活動承包商並預約日期。
取得活動許可和責任保險。向當地主管機關洽詢活動是否需要餐飲許可、噪音許可、看板懸掛許可、道路封閉許可或警力保護。責任保險必須能給付人員受傷、財產損壞和其他的活動事故。
用品牌包裝活動。為活動打造與眾不同的外觀設計，在宣傳資料、活動布置和活動贈品上都套用一致的外觀。
開放報名。您的線上報名表格必須切中要點，且不能遺漏有關抵達時間、飲食限制和 T 恤尺寸等實用的後勤資訊問題。
宣傳活動。打造活動網站，在社群媒體上建立活動頁面。在主講人和知名來賓確認出席時立刻張貼更新，轟炸您想觸及的民眾。發送新聞稿到相關的媒體機構。

活動開始前 4 週

和報告者及活動承包商簽訂合約。
購買或租用必要用品。詢問承包商預期您提供什麼樣的設備。聯絡活動場地，詢問他們是否會準備一些必要用品。如果沒有，趕緊找到供應商，購買或租用那些用品。準備活動贈品，如禮品和產品樣本。
取得所有演講和簡報內容的副本。向焦點人物和其他報告者索取演講和簡報內容的副本，確認內容適當，如有必要，聯絡報告者一起調整內容。
建立活動節目表和腳本。為天候惡劣或出席人數過少的情況安排備案。
召集志工。判斷人員安排上的需求，然後公開發送志工邀請。您可以利用線上志工報名表詢問有志人士的相關技能和興趣，以便為每一位志工找到最適合他們的職務。

活動開始前 1 週

報名截止。
寄出大會資料袋。資料袋中應包含活動節目表、菜單、報告者相關資訊、其他與會者的聯絡資訊，或其他能協助活動達成目標的實用資訊。這時也是調查與會者對活動有何期待的好機會。如果您的活動有 App，也請讓與會人士知道如何下載。
為報告者安排媒體採訪。聯絡相關媒體機構，告知活動的報告人名單，試探他們的採訪興趣。然後聯絡報告人，告知採訪機會。準備媒體採訪證。如果可能的話，請在活動場地規畫一個採訪專用的空間。

活動開始前 1 天

為每一場演講和簡報準備備份的紙本和數位資料。萬事警慎最好。這種高風險的大型活動總是印證了墨菲定律。
佈置場地。確定所有的必要用品 (包括贈品) 都已運送到場。設置報到處、椅子、桌子和舞台。
舉辦志工行前簡報。將每一位志工指派到專屬的小組，由規劃活動的團隊成員分別集中管理。
致電媒體。確認媒體機構的出席情況。

活動當天

收集即時回饋意見。在活動的空檔發送活動意見表，即時評量活動是否成功，並且在問題一出現時就馬上尋求解決方案。

活動後 1 週

寄出感謝電子郵件。分別針對與會人士、志工和報告者撰寫感謝稿。強調活動的好成果，例如出席者眾多、對話交流有建設性或大家的回饋都很正面等等。
在郵件裡附上活動後調查問卷。利用活動後調查問卷評量活動成敗，並開始為下一場活動做熱身。分別為與會人士、志工和報告者打造專屬的調查問卷，確保您提出的問題都確實與受訪者相關。

這份內容周全的活動規劃核對清單是讓活動通往成功的快車道。在您一項項勾選查對清單上的方塊時，別忘了您一開始所設定的目標才是評量進度的最佳工具。

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