利用調查問卷及測驗充分利用您的專案管理軟體

不論您在專案裡通常擔任何種職位，您都很可能會用到專案管理軟體。

對於最佳化專案管理流程來說，您的團隊能否有效利用這套軟體將是關鍵。但是您如何確保團隊盡其所能使用軟體？假如事與願違，您如何改善團隊使用軟體的方式？

使用問卷調查和測驗就能辦到。

我們說明測驗和問卷調查扮演的角色之前，先來談談專案管理軟體是什麼以及組織裡的員工通常如何使用軟體。

專案管理軟體能讓員工組織、規劃、執行各個專案，其中包含定義每個專案的交付目標與時間表、指派工作給適當的利害關係人，以及促成利害關係人之間的協作合作與溝通。

專案管理軟體的使用案例需要視員工和工作層級而定。一般而言：

例如，他們會建立與分析報告，瞭解正在執行中的專案類型，藉此掌握工作分配以及專案和公司目標的相關程度。

個別專案成員關心的問題通常是「專案的期限是什麼時候？」、「這份專案的下一步是什麼？」以及「我現在該處理哪一個專案？」以幫助自己分配時間和心力。

這類員工通常擔任運作相關的職位，他們的職責包含確定專案管理正確及準時執行，並確保員工獲得即時且必要的軟體訓練。

專案管理是無數公司與員工所不可或缺的，因此市面上可見到許多專案管理軟體平台。其中最受歡迎的有 Trello、Jira、Basecamp 和 Microsoft Project。

那麼，您的員工是如何使用專案管理軟體的呢？

若想知道答案，透過調查問卷問他們就行了！以下為您提供一些額外的相關問題：

這些問題的答案可透露您的員工如何從使用軟體中受益及受益程度。此外，答案也能讓您瞭解軟體使用不足的地方，這有可能是因為軟體的某些功能用處不大，也可能是因為您的員工不太習慣使用那些功能。

調查問卷還能幫助您找出專案管理軟體為團隊提供更多價值的方式。員工可能不願當面提出意見，但是如果改用允許匿名回覆的調查問卷，員工就有了坦率表達想法的平台。

以下是一些可以考慮提出的問題：

最後，務必納入至少一項開放式問題。員工的回覆也許有讓您意外之處，幫助您做出更好的決定。

測驗可幫助您瞭解員工的軟體知識水平並找出需要進一步訓練之處。

邁向實施測驗的第一步是根據職位區分您的員工。接著為您定義的各個職位設計一組簡單、中等、困難的問題。

例如，假設其中一個分組是使用軟體管理手邊專案的非管理職位員工。這些員工需要瞭解的工作包含：

您在設計測驗及分析結果時，請記得以下秘訣：

3) 找出最常回答錯誤的問題，然後檢視問題中最有可能選擇的錯誤答案。您從中找出的分析見解將有助引導團隊訓練。

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在協助組織實現目標的過程中，專案管理軟體是您所不可或缺的。為了充分利用軟體，您需要花時間找出軟體的使用方式、軟體提供較低價值之處，以及員工如何透過受訓獲得最大益處。測驗和調查問卷將提供您處理上述各領域所需要的分析和見解。