活動意見管理：打造有效的活動前和活動後調查問卷問題

活動籌辦人一直被認為是壓力最大的角色之一，排名僅次於消防員、機師及軍人。 

當您必須在會議中心裡到處奔波詢問備用發電機在哪裡、急忙聯繫外燴公司關切少送的餐點，或試著安撫恐慌症發作的專題演說講師，您八成根本不會想到要建立活動意見問卷調查計畫。但是，收集意見其實有利於您掌握所有細節，把下一場活動辦得更順暢。

根據 Eventbrite 的 2022 年脈動報告，有百分之五十的活動相關專業人士都計畫舉辦虛實混合型的活動，而進行活動問卷調查能為他們收集到寶貴的見解，打造出更棒的活動體驗。活動調查問卷的深入解析能幫助您：

這是做問卷調查的基本觀念，但對於活動問卷調查又特別重要。來賓填寫調查問卷是好心幫忙，所以您應該尊重他們的時間，盡量把調查問卷的長度限縮在五道問題以內，只問重點就好。

建議您只用一兩道開放式問題收集一般建議或想法，而剩下的部分 (尤其是與活動活動運籌相關的問題) 都採取選擇題的形式，並提供「其他」選項。但是，收集活動意見回饋其實有利於您將下一場活動辦得更順暢。如果您有超過五個問題想問，可以適時運用跳過邏輯，確保每個受訪者都只看到與自身相關的問題。舉例來說，若某位受訪者已回答「未參加」，就不用再繼續問他覺得午餐好不好吃了。

身為主辦人，您一定覺得收集越多意見越好，但是將每道問題都設為必答只會適得其反，因為這樣會讓只回覆一半的樣本直接作廢，收到的回覆反而會變少。

其實，如果可以的話，請盡量避免將任何一題設為必答。即使有受訪者跳過幾道問題也無妨，他們提供的其他答案仍然能提供您寶貴的見解。

不過這個建議還是有例外：如果您對某個問題套用了跳過邏輯，以便透過受訪者回覆方式的不同將他們區分開來，那麼您就得將這道問題設為必答，並且應盡量把它放在調查問卷較前面的位置。

另外一個實用的建議是把最關鍵的問題放在最前面。對大部分的活動來說，最重要的提問應該是關於來賓的滿意度，例如「整體而言，您會給本次活動評幾分？」或「您向朋友推薦本次活動的可能性有多大？」

將這道問題放在單獨的一頁，之後再詢問更具體的資訊。一旦受訪者按了「繼續」前往下一頁，SurveyMonkey 就會記錄這題的回答，即使受訪者最後沒有填完整份調查問卷，您還是收集到了最重要的那道問題的資料。

把最難回答的問題放在最後面。與其只收集到少少幾個人的完整回覆，不如收集很多人不完整、卻回答了重要問題的回覆。

您也應該將活動調查問卷設計得流暢而符合直覺，依照主題相關性將問題分組，讓人們能快速理解並回覆問題。舉例來說，您可將關於活動內容的問題放在同一頁，然後將關於活動運籌的問題放在另一頁。

把詢問人口統計資訊的問題放在最後一頁。這些資料固然有利於資料篩選和趨勢判別，但與實際的活動意見比起來較不重要。

您的活動後電子郵件裡面不要只有調查問卷的連結，請把第一道問題也放進郵件內文中。電子郵件通常是您與來賓的主要溝通途徑，若將第一道問題直接內嵌於調查問卷，來賓們不用點選連結就能直接開始作答，營造更順暢的互動體驗，進而提高回覆率及調查結果的準確性。

SurveyMonkey 研究發現，直接將第一道問題放在電子郵件中，可提升 22% 的問卷開啟率。這種預先揭露第一題的方式不僅吸引了更多人作答，連填完整份問卷的人數都增加了 20%。

對於您的活動有強烈意見 (無論是正面或負面) 的那些人，是最有可能填寫調查問卷的一群人，因為這是他們抒發或發洩強烈情緒的管道。不過，如果希望獲得真正有建設性的見解，您不能只聽這些人的聲音，反而需要多聆聽一些較中立而溫和、不帶強烈情緒的意見。覺得您的活動「還可以」的立場中間人士，其實是您很重要的意見來源，如果您能仔細聆聽他們的意見，就有機會把他們變成您的忠實粉絲。

為了讓這群不怎麼熱忱的人願意回覆調查問卷，您應該把作答過程設計得越輕鬆容易越好 (例如使用簡短的選擇題)，並且運用李克特量表題型 (提供從「非常同意」到「非常不同意」一系列的答案選項) 讓立場溫和的人也能準確表達他們的感受。

雖然在整場活動結束後瞭解來賓的整體體驗是很有幫助的事，但如果活動本身持續好幾天，您也可以在活動期間就發送調查問卷。

例如，您可在各個場次結束後發送問卷，以詳細瞭解來賓對於特定活動場次的見解。就這類調查問卷來說，題數最好不要超過五題，問題內容也應盡量簡短，並且以封閉式問題為主，受訪者回答起來會比較輕鬆。提供答案選項或評分量表，讓來賓從中選擇，這樣他們就不用花太多時間回答問題。

以下是建立活動意見調查問卷的幾項要點： 

不知道要問什麼問題嗎？這裡提供您 15 個下次活動可以用的活動後調查問卷問題。

來賓提供的活動意見不見得都很簡單明瞭。有時候您收到的調查資料可能會互相衝突或不完整，有些受訪者甚至連題目都不看，直接隨便亂填。因此，您需要全面而整體地分析調查結果，以便真正透視您所收到的資料。

為了讓來賓獲得最佳體驗，並實現您其他的行銷目標，您可以在活動前、中、後進行活動意見問卷調查。以下介紹如何進行。 

如果您曾經使用過像 Netflix 或 Spotify 這類串流服務，就一定瞭解個人化體驗能帶給人們的愉悅感受。每個人都喜歡獲得符合自身興趣的體驗，而您的來賓也不例外。這就是活動前調查問卷的主要功能。

活動前調查問卷可協助您達成兩個主要目標：設計最符合期望的活動內容，以及解決活動運籌方面的問題 (例如有關飲食限制、交通、抵達時間等的問題)。這兩件事的共通點就是越早規劃越好。 
您建立調查問卷的方式，會根據您的目標以及您想要讓來賓擁有多少影響力而定。您可以讓來賓幫忙選擇講師或主題，或純粹收集他們想要問講師的問題。

您的活動前調查問卷的架構設計、時間安排和寄送方式，也會根據您想要賦予來賓多少影響力而有劇烈變化。大部分的活動主辦人可能不會讓來賓挑選講師，但決定工作坊的主題或談話要點所需的調查、分析和行動時間，會比進行活動運籌問卷調查還長。

在開始執行活動前問卷調查之前，您需要先確定以下這些事。

您在調查問卷中問的問題會取決於您要舉辦的活動類型，但您可以參考這份通用的活動前調查問卷範本並根據需求自訂。

更多範例如下：

寄出活動前調查問卷的時間點，取決於您要收集的意見量。大致上有幾種做法可參考。

選項一：若要讓來賓充分發揮影響力 (像是協助挑選場次主題等等)，應該在活動前 3-4 個月左右寄出調查問卷。這麼做能確保您有充足的時間收集並分析意見，然後與講師分享。視活動的規模及講師的特質而定，這段時間可能也足夠您安排講師 (例如：您可能會有足夠的時間為公司內部工作坊安排講師，但可能無法安排大型會議的講師)。

選項二：若您問的只是關於活動運籌和人口統計方面的問題 (例如：住宿地點、工作職稱等等)，那麼在活動前 2-3 個星期 之前寄出問卷會比較適當——在收集必要資訊的同時，也能讓來賓對活動充滿期待。

選項三：最後一種方式是發送調查問卷兩次——活動開始的幾個月前先寄第一封，活動開始的一週前再寄另一封。雖然這樣對受訪者來說可能比較麻煩，但卻能為您收集到最多資訊。一般而言，以受訪者體驗的角度，只要兩份調查問卷中間間隔的時間夠長，通常不會造成太大的負擔，但別忘了他們仍然是在幫您的忙。您也可以只將第一份問卷寄給一群特別重要的受訪者 (MVP)，這樣不僅能減少其他來賓的倦怠感，還能讓收到問卷的 MVP 覺得自己的意見受到您特別的重視。

無論您決定何時寄出調查問卷，透過電子郵件都應該是最好的方式。近年的資料顯示大部分的人喜歡品牌用電子郵件與他們溝通。 

調查結果的第一大用途當然是為來賓量身打造獨特的活動體驗，但同時也是瞭解來賓人口統計組成的好機會。有多少來賓是從外地來的？不同的產業分別有多少貴賓來參加？

這些資訊能夠用來評估您的活動前宣傳對哪些人最有吸引力、瞭解背後原因，並透過篩選資料來瞭解趨勢等等，對將來的活動也很有用。

此外，有些資訊或許可以幫您爭取到更多預算。例如，如果您可以證明您的來賓屬於高價值的群眾，而且這群人對某種議題或體驗特別有興趣，那麼您就有理由多申請一些費用。您可將資料製成圖表匯出並放進簡報中，輔助您說明您想表達的觀點。

活動中調查問卷對於活動行銷和市場研究都非常有價值，因為您可趁著來賓還沉浸於活動體驗之時，詢問他們最真實的感受。無論您想瞭解的是關於產品、活動或整個產業的意見，在活動中做問卷調查是立即獲得見解的難得機會。

活動中調查問卷有兩項主要功能：第一是開發潛在客戶，第二是進行市場研究。與活動前和活動後調查問卷不同的是，活動中調查問卷的目標不是為了讓活動更完善，而是為了從活動本身汲取更大的價值。

許多公司辦活動就是為了開發潛在客戶，獲得多少潛在客戶也因此成為了判定一場活動成功與否的重要關鍵。潛在客戶開發調查問卷的主要目標是盡可能讓填寫過程輕鬆自在又有誘惑力。

以市場研究而言，您的目標可能會比較多元，像是收集關於產品開發或行銷手法的見解，或收集資料以調整將來的活動內容。活動中調查問卷能幫助您瞭解：

潛在客戶開發調查問卷和市場研究調查問卷的結構有所不同。進行潛在客戶開發應該注重的是用最簡短的問卷收集關鍵資料，像是聯絡資訊、任職公司、職位等等，盡量不要多問其他問題。反之，市場研究調查問卷則會根據您想要知道什麼資訊而有不一樣的樣貌。

以下是針對活動中市場研究調查問卷的幾個最佳實務建議：

潛在客戶開發調查問卷的最佳實務則簡單多了：用最言簡意賅的方式收集您需要的所有資訊。

無論是哪種使用案例，您收集回覆的方式通常都大同小異。您主要有這些選擇：

有一點需要特別注意：大型活動空間和商展的 WiFi 連線通常很差，所以建議您不要仰賴 WiFi 來完成問卷調查的工作。SurveyMonkey Anywhere 讓您可離線收集回覆，而資料會在下次裝置連到網際網路時自動上傳。

如果您曾參加過大型會議，一定很熟悉現場調查問卷的重要特色：獎勵。無論是免費 T 恤、超級英雄鑰匙圈、小盆栽或 iPad 抽獎機會，都為整場活動增添了不少樂趣。

如果您想獲得最高回覆率並自動給予受訪者獎勵，SurveyMonkey 也提供與 Sendoso 整合的選項，讓系統在受訪者填完調查問卷時便自動送出禮物卡、贈品或其他獎勵。 

常見的獎勵內容包括禮物卡、食物或飲料、吊飾、公司贈品或抽獎機會。如果您想要比別人更有創意，Sendoso 也提供了一些更獨特的禮物點子：

如果您想進一步瞭解 DIY 市場研究，歡迎參閱我們的市場研究終極指南。 

純粹為了開發潛在客戶而設計的調查問卷應包含以下內容：

市場研究調查問卷的變化較大，但最佳做法是挑選大約三個您有興趣瞭解的核心領域，然後針對每個領域提出一兩道問題。

舉例來說，假設 Spark Industries 這家公司想要打造新產品——噴射飛行服。他們可透過市場研究來評估大眾興趣、瞭解潛在安全疑慮以及尋找目標市場。

如果您想自己做做看市場研究，我們的 DIY 市場研究終極指南會是您的好幫手。

藉由設置資訊站、海報和展位服務人員，您的活動持續多久，活動中問卷調查就能延續多久。洗手間或飲食區的附近是設置調查問卷的好地方，因為來賓通常會在比較有空的時候到那些地方晃晃 (或排隊拿東西吃)。

其他可以發送調查問卷的機會包括：

在活動中問卷調查結束後，您可以做幾件事：

活動圓滿結束後，主辦團隊一定會想開香檳大肆慶祝，但您可別忘了儘快執行最後一項任務：寄出活動後調查問卷。

如何建立活動後調查問卷：

活動後調查問卷是您瞭解活動整體表現、證明投資報酬率，並為下次活動取得建議的最佳機會。

活動後調查問卷通常會混合結構性問題和自由回覆的問題，確保來賓能隨意表達心中浮現的任何想法。您可根據您在活動期間所發現到的問題，詢問客戶覺得活動哪裡好、哪裡不好，但也應該留下空間讓來賓自由寫下想說的話——這類意見回饋通常是最珍貴的。

活動籌辦人員很少有機會能坐下來好好體驗自己辦的活動，而這也表示他們所知的資訊有缺乏。活動後調查問卷能為您指出您可能錯過的好與壞，並且給您一個機會再次與來賓互動。

活動後調查問卷往往是您與來賓的最後一個「接觸點」，所以您也不妨透過同一封電子郵件感謝他們的蒞臨，並邀請他們採取另一項行動 (像是加入郵寄清單或與其他來賓在 LinkedIn 上成為彼此的聯絡人)。

我們與 Eventbrite 的專家合作設計了一份活動後調查問卷範本，您可以按這裡開始使用，並依照需求自訂。

將開放式問題的數量限制在一或兩道之內，例如「您最喜歡本活動的哪個部分？」以及「您覺得有哪裡需要改善？」

活動後調查問卷最好是在活動結束後一個工作天寄出。來賓的記憶會隨著時間過去而越來越模糊，逐漸忘記細節和當初的感受，甚至可能把您這場活動與他們參加的其他活動搞混。這就是為什麼您應該要儘早收集他們的意見，以獲得較清楚而完整的結果。

如果您不想要在活動結束後還得建立調查問卷，建議您事先排定好在某個時間寄出，就能省下許多麻煩。

您可能也會想對遲遲不回覆調查問卷的人做後續跟進 (提示：這個部分也可以自動化)。建議您先給來賓幾天的時間回覆，幾個星期後若一直沒收到回覆，可再寄送一兩次提醒。千萬不要超過三次。如果過了一個月都未收到回覆，就請別再繼續提醒了，這個時候才填寫的回覆已經不值得參考了。

活動後調查問卷的主要目的是長期追蹤活動是否成功，把調查結果拿來與之前的活動後問卷調查結果做比較，就能看出當次活動與先前比起來有何變化。只要每次都在調查問卷中提出簡單的 NPS 問題，就能看出來賓情緒的改變。

對活動主辦單位來說，來賓真誠的意見回饋就是最好的禮物，只要您願意把這些見解化為具體行動，就絕對會獲得益處。即使有收到部分負評，也能化為您創新和成長的機會。

活動規劃是非常耗費精力、充滿變數，而又極為重要的工作。您可在規劃活動的同時，利用意見回饋工具收集各種有用的學習資源，協助您解決一路上各種預料之外的難題。邊做邊學，以求獲得最大成效。

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