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瞭解如何讓客戶滿意,使他們成為您忠實的擁護者。

取得可化為實際行動的深入解析,以改善使用者的體驗。

向潛在客戶、受邀人等對象收集聯絡資訊。

輕鬆收集並追蹤活動邀請回函。

瞭解參加者的需要,使下一場活動更成功。

發掘能提升員工參與度並改善績效的深入解析。

瞭解與會者的想法和意見,把下一場會議辦得更好。

運用同儕意見回饋來協助員工改善績效。

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提升活動管理技巧的十個祕訣

做好準備、有條不紊,並使用 SurveyMonkey 工具來順暢執行活動。

在活動管理方面,只有少數規則一成不變。每個活動各有特色,因此需要採取不同的方法。若要成為優秀的活動企劃經理,在有條不紊的同時,還必須具備靈活度。這種靈活度可讓您因應、學習和變通,讓每個活動變得更好。活動管理調查問卷軟體能夠簡化您的時間管理技能,藉此提升活動管理技巧。

不要只是管理活動。您可以改為運用以下十個提升活動管理的祕訣,讓所有活動成為津津樂道的事:

每位優秀的活動企劃經理都需要那些活動管理技巧?他們必須能夠自在地與人們交談,最重要的是,能夠傾聽。

您將需要處理資訊,因此高度地有條不紊是卓越活動企劃經理的另一項最高要求。越早開始規劃,就會越有餘裕;但也應該隨時準備面對突如其來的變更。綜上所述,優秀的活動企劃經理在所有活動規劃階段中,必須從頭到尾保持冷靜。

以下是最重要的要點:

  • 組織籌備:您必須負責瞭解活動的所有狀況。這表示,您必須擁有詳細的方案和文件記錄來支援活動。您的下一場活動可運用這個六步驟活動規劃檢查清單
  • 靈活度:您必須隨時準備好變更活動排程。在工作人員、廠商、講者和場地之間,一定會有某個人的行程變動而可能影響您的活動規劃。
  • 願意接受意見反應:任何活動的整體目標都是為參加者和所有相關人士提供愉快的體驗。這麼做的意義就是聆聽所有人對您活動的意見,包括從規劃階段到活動實際本身,甚至在會議之後召集工作人員,評估哪些方面順利進行,以及哪些方面需要改進。調查問卷是取得意見反應的完美工具。您可以運用活動調查問卷指南瞭解取得深入解析的所有方式。
  • 處變不驚:活動管理技巧需要冷靜地解決問題。此方法會向您的團隊展現您對所有狀況都有所掌控。活動規劃中也涉及許多刺激的因素和能量,因此身為活動企劃經理,您的工作將是抱持輕鬆的態度與他人溝通和解決他們的任何問題。

如果您是和活動企劃經理合作,對方可能會依照您的方式寄送目標清單。如果不是,請與您的客戶合作,為活動找出具體的目標。請盡可能明確指出這些目標。您希望停車處的工作人員每小時移動幾部車?您希望在單一問與答階段中納入多少個問題?請盡可能使用數字。

活動細節越快確認越好。請盡可能提前一年就開始打電話,以便鎖定場地並善加利用廠商的早鳥特別優惠。在這種早期階段達成彈性的協議非常重要 (畢竟您還不知道要期望多少人參加),而且提早聯絡場地和廠商還可讓您省下時間、金錢以及避免日後的麻煩事。使用活動規劃調查問卷可協助您收集這項重要資訊,為您的活動做好準備。以下是可為您提供協助的活動規劃檢查清單

每個活動各不相同。廠商瞭解這一點,因此許多廠商會提供採用彈性定價的訂製服務。與其向廠商要求報價,不如先擬出您願意支付的金額,然後以減少 5-10% 之間的價格向廠商提議。這樣一來,即使廠商協商提高價碼,您仍然會保持在預算內,而且在許多情況下能夠省下費用。

活動管理與人脈息息相關。請與您樂於合作的場地和廠商隨時保持聯絡。您有需要時,他們就會為您服務。此外,也要與前任同事和志工保持聯絡。動員您的廣大社群人脈,就能輕鬆快速地打造高效的工作人員和志工團隊。

不要迴避新的活動技術。為了獲得成功,請勇於接納能夠推動活動體驗的創新變更。有許多方法可整合新技術和活動管理:

  • 透過活動前的調查問卷,集思廣益找出您年度會議的地點。
  • 運用線上調查問卷,蒐集有關直播講者的即時意見回應。
  • 運用活動應用程式,讓參與者在適當的時間前往正確的地點。約有一半的參與者會使用這些應用程式來導覽活動。
  • 運用 Instagram 印表機讓回憶成為永恆。

如果您決定將不熟悉的技術納入活動,請確保工作人員中有人對該等新技術有透徹的瞭解。請指派該人員在活動期間負責排解疑難問題。

無論是事關重大的表演還是高中頒獎典禮,每場活動都需要排練。請與現有的工作人員、志工 (如果有) 和簡報者在活動前一週安排一場彩排。這樣您就有足夠時間對活動節目進行重大變更,工作人員和志工也有足夠時間可以事先準備。在彩排期間測試所有技術。

管理精彩活動的關鍵在於瞭解參與者的體驗。活動當天,請在您的職責範圍內盡可能專注於參與者。瞭解在場所有人的想法。和大家聊聊。運用即時意見反應調查問卷收集資料。

每場活動之後,請撥出時間與團隊進行簡報。請與關鍵工作人員、所有工作人員或工作人員和志工組成的團隊,一起討論哪些方面進行順利,哪些方面遇到問題。這些簡報會議是瞭解人們印象和建議的絕佳方式,因為他們對活動仍記憶猶新。

不要讓參與者、工作人員或志工在整頓完畢、打包回家之後感到懸而未決。請在活動之後一週透過電子郵件追蹤各個小組的後續。請在電子郵件中加上最終意見反應調查問卷的連結,透過向各個小組詢問特定問題來收集可採取的行動的建議:

  • 參與者調查問卷中,要求每個人為您的廠商和場地評分,並提供有關活動排程和整體籌備的意見。
  • 您已經親自與工作人員進行過簡報。此時可透過工作人員滿意度調查問卷,讓工作人員有機會以匿名方式提供更多意見反應,以便更深入瞭解。
  • 志工調查問卷中,要求所有人評估他們的團隊領導者和團隊籌備。

此外,也請寄送感謝電子郵件給協助活動順利完成的場地和廠商。請讓每個參與人員知道,您非常感謝他們付出的辛勤努力,而且您希望與他們保持聯絡。

在每場活動之後都做出正面的改變,將您學到的付諸實行。檢閱您從參與者、工作人員和志工處收到的意見反應,將活動管理風格中效率不彰的部分汰除。以下是去除一些常見問題的方式:

  • 將參與者滿意度與每個廠商的成本進行比較。接著,汰除昂貴且對活動沒有附加價值的廠商。
  • 找出多餘的工作人員或志工,以及人員編制不足的團隊。規劃將多餘的工作人員調任到需要更多幫手的團隊。
  • 找出工作人員或志工無法有效完成工作的領域。對工作人員和志工培訓進行修改,改為專注於這些領域。
  • 每場活動都是一個機會,能夠改變您規劃下一場活動的方式。請採取開放態度,依照您從參與者、工作人員和志工處收到的意見反應來修改活動管理風格。畢竟,提升活動管理風格會讓您的活動為所有相關人員帶來更具意義的體驗。

現在您已經瞭解如何提升活動管理技巧了,請將它們付諸實行。運用由 AI 支援的 SurveyMonkey 體驗管理平台,讓您的活動規劃技巧邁向全新層級。立即簡化活動中的時間管理技巧

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