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如何利用留任面談增加員工留任率 

透過離職面談,您可嘗試了解員工為何想離職,同時回頭檢視您原本可以做些什麼來鼓勵員工留下來。離職面談雖能發揮一定作用,但對留住績效優異的員工而言幾乎總是毫無效果。

反之,您可以定期進行留任面談,以在優秀員工開始利用午休時間寄履歷給競爭公司之前,及時深入了解他們對自己的工作及貴公司有何看法。

進行留任面談可向員工表示您很重視他們的意見和貢獻。留任面談可作為重要留任工具,以防止代價高昂且耗時的人才流失。

員工流動率高的成本可能轉化為獲利降低、工作場所士氣低落,以及產品品質下滑。但留任面談有助於扭轉局面,提供有用洞見來留住員工,並讓貴公司成為更好的工作場所。

招募和培訓新員工的成本以及所導致的效率低下,可能會影響員工流動率,並損害員工生產力和士氣。久而久之,高流動率會導致:

  • 收益和利潤減少
  • 公司聲譽受損
  • 內部士氣低落
  • 員工生產力降低

此外,現今的消費者都很精明,要是有公司每隔幾個月就換新的業務代表,客服人員在回應來電時專業知識不足,或員工與消費者互動時總是悶悶不樂,有些消費者就可能會覺得這家公司的運作方式有問題,進而產生戒心。簡言之,員工是公司最寶貴的資產,不要因為虧待員工而糟蹋人才。

留任面談是能避免這些潛在危機變成現實的關鍵策略。上司可透過留任面談與團隊成員建立良好溝通管道,更理解員工的心態,了解哪些問題會影響他們的生產力、士氣和對公司的忠誠。

留任面談是一種對話方式,有助於經理了解員工為何願意留下來,以及可能導致他們離職的原因。有效的留任面談會包含一系列標準化、有架構的題目,並以非正式的談話進行。

一般來說,留任面談大概會花半小時,每年會進行兩到三次。雖然投入時間不長,但潛在益處不容小覷。您將能了解是哪些因素使得員工願意留在公司,而哪些問題可能會讓他們考慮離開。

這些定期對話用在高績效員工身上特別有價值,請在他們認真考慮離職之前與他們建立良好溝通管道。直接聽他們親口道出哪些因素能激勵他們留任,而哪些待遇條件能吸引他們到別家公司上班。

了解高績效員工的核心動機,您就能為他們提供適當報酬,好將他們留在貴企業。例如,Gallup 報告指出,64% 的員工尋求工作與生活之間更好的平衡。與其讓其他公司滿足他們的需求,不如由您來進行組織重組,給最優秀的員工更多自由。進行留任面談可指引您朝提升員工敬業度和降低流失率的正確方向邁進。

留任面談能為公司和員工創造雙贏。

您進行這些面談,就等同於向員工釋出強烈訊息,告訴他們公司很重視他們的心聲,而他們可以分享任何疑慮,以及他們對公司的讚賞之處。

留任面談有助於您及早辨識出可能導致離職率升高的警告訊號。留任面談能有效找出哪些趨勢對高績效員工影響最大。這可讓您有足夠時間和充分理由做出有意義的改變,向員工展現您願意回應他們的疑慮,進而降低高績效員工離職潮發生的機會。

您很難量化留任面談留住高績效員工及降低整體人才流動率的效果。然而,研究持續發現,員工參與度高的公司可在許多方面受益,包括提升留任率、員工滿意度、獲利能力和投資報酬率。

要進行有效的留任面談,您必須建立所有員工都能理解的清晰流程。由於留任面談的目的是收集可用於改善員工滿意度的資訊,因此您事先應給員工充足通知,讓他們有時間思考自己心中的想法。同樣地,如果員工之前未進行過留任面談,您最好解釋一下什麼是留任面談,以及為何要進行留任面談。

最後一步可讓您向員工展示,您在意他們在會議上的發言。不針對員工提出的問題和疑慮採取行動解決,最可能導致留任面談以失敗告終。

除了適當規劃和設定目標之外,深思熟慮、有策略性地進行面談也很重要。這會直接影響員工會否提供坦率且明確的意見反應。進行留任面談前,一定注意的事項如下:

員工平常很忙,他們的時間很寶貴。臨時安排留任面談不僅不尊重員工很忙的事實,還可能會讓員工產生戒心,或擔心是因為個人績效問題才導致此次面談。

清楚說明何謂留任面談,以及為何要進行留任面談。清楚說明您收到的意見反應旨在主動辨識任何問題或阻礙成功的因素,並聽取潛在改進的想法。

讓員工了解何謂留任面談,並給予他們充足時間來準備留任面談這點非常重要。理想情況下,您應已清楚說明面談目的。有個很好的做法,就是為員工提供您要討論的問題的詳細提綱,好讓他們能把釐清思緒,在面談時用最清晰的言語和邏輯把想法表達出來。您也不妨在面談前先發送一份員工滿意度調查問卷,從中理出一些關鍵點,面談時再進一步探討員工對相關議題的意見。

留任面談應該像是一場對話,而非質詢。面談場所的選擇可以傳達出很多訊息。您應該挑選能讓要面談的員工感到舒適而有隱私的環境。留任面談最好是面對面進行,這樣您就能從肢體語言中獲得線索,進行深度對話。但如果必須以視訊的方式進行,一定要盡量避開最忙碌的工作時段。

留任面談和績效評估是完全不同的情境。留任面談的本質是讓員工評估管理團隊和組織的整體表現。因此,您應該清楚表示這場對話與員工績效無關,而且要讓員工知道他們在留任面談中提出的意見不會影響其績效評鑑。

成功的面談,會在提出預設問題和適度即興對談,讓對話朝預期方向外發展間取得平衝,以便更深入了解員工真實的想法和感受。最佳留任問題應協助員工了解下面這些事。

雖然有些人可能不願承認,但其實人人都喜歡被讚美。因此,在提問時請思考如何適度表達讚賞之意。方法之一是強調他們擅長的事或他們最近的優異表現。提醒一下:切勿誇大其詞。如果您嘗試誇大他們的成就,員工會察覺到而適得其反。

優異表現絕對會受到重視,也是員工本身及公司整體成功的最大關鍵。但有優異表現並非一切。您必須讓員工知道,您在乎的不只有成果,您也很在乎他們,而且有看見他們在工作上不時需要面臨的挑戰。向員工展示真摯的同理心和理解,他們才會確信您重視他們的想法和意見。

進行留任面談可讓您深入了解員工面臨的挑戰,通常在問題惡化到他們考慮跳槽之前就能掌握情況。讓員工明確知道您很重視他們意見反應,而且您會盡可能解決問題或做出改進。

最佳的留任面談能夠辨識問題和機會。例如,您可能會發現某些員工在混合辦公模式下,生產力和參與度都更高,那麼公司不妨給員工更大的自主性和彈性,在遠距和實體辦公之間做選擇。或者,您可能會發現某些高績效員工會從幫助他人成功獲得極大的成就感,那麼您就可以為他們安排指導、培育後進的機會,來滿足這項需求。這些行動都能顯示出您願意投資在員工身上,確保他們持續在事業上取得成就並大放光彩。

進行留任面談也能讓您了解可採取很多成本不高,卻能改善員工工作生活平衡的改變。您可能會發現員工在漫長的一週結束時感到筋疲力竭。您可以制定讓他們在週五下午兩點下班的政策,這有助於展現公司有聽到他們的心聲,而且願意做出實質回應。或許改變辦公室空間配置,方便員工進行更多自發性的協作,或提升個人隱私。這些行動都能展現出公司願意理解並回應員工的需求,長期下來也將強化員工的參與度和忠誠度

雖然貴公司仍會舉辦離職面談,但加入留任面談將有助於減少對離職面談的需求。進行留任面談可讓您的團隊持續投入、滿意、維持高效率且充滿動力。要以低成本、高回報的方式降低員工流失,沒什麼比留任面談更好的選擇了。如果您需要工具和技術來進行內部員工調查、整理結果並提高敬業度,請找到適合您的 SurveyMonkey 方案

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