利用調查問卷及測驗充分利用您的專案管理軟體

不論您在專案裡通常擔任何種職位,您都很可能會用到專案管理軟體。

對於最佳化專案管理流程來說,您的團隊能否有效利用這套軟體將是關鍵。但是您如何確保團隊盡其所能使用軟體?假如事與願違,您如何改善團隊使用軟體的方式?

使用問卷調查和測驗就能辦到。

我們說明測驗和問卷調查扮演的角色之前,先來談談專案管理軟體是什麼以及組織裡的員工通常如何使用軟體。

專案管理軟體概述

專案管理軟體能讓員工組織、規劃、執行各個專案,其中包含定義每個專案的交付目標與時間表、指派工作給適當的利害關係人,以及促成利害關係人之間的協作合作與溝通。

專案管理軟體的使用案例需要視員工和工作層級而定。一般而言:

  • 擔任主管職位的員工會從比較廣的層級檢視專案

例如,他們會建立與分析報告,瞭解正在執行中的專案類型,藉此掌握工作分配以及專案和公司目標的相關程度。

  • 擔任非主管職位的員工關心的主要是自己的專案

個別專案成員關心的問題通常是「專案的期限是什麼時候?」、「這份專案的下一步是什麼?」以及「我現在該處理哪一個專案?」以幫助自己分配時間和心力。

  • 負責管理團隊的軟體使用整體狀況的員工

這類員工通常擔任運作相關的職位,他們的職責包含確定專案管理正確及準時執行,並確保員工獲得即時且必要的軟體訓練。

專案管理是無數公司與員工所不可或缺的,因此市面上可見到許多專案管理軟體平台。其中最受歡迎的有 Trello、Jira、Basecamp 和 Microsoft Project。

調查問卷可辨識出使用案例和可進步之處

那麼,您的員工是如何使用專案管理軟體的呢?

若想知道答案,透過調查問卷問他們就行了!以下為您提供一些額外的相關問題:

  • 您為什麼使用我們的專案管理軟體?
  • 您大約多久使用一次我們的專案管理軟體?

這些問題的答案可透露您的員工如何從使用軟體中受益及受益程度。此外,答案也能讓您瞭解軟體使用不足的地方,這有可能是因為軟體的某些功能用處不大,也可能是因為您的員工不太習慣使用那些功能。

調查問卷還能幫助您找出專案管理軟體為團隊提供更多價值的方式。員工可能不願當面提出意見,但是如果改用允許匿名回覆的調查問卷,員工就有了坦率表達想法的平台。

以下是一些可以考慮提出的問題:

  • 您想要我們的專案管理軟體改善下列哪些地方?
  • 您想要我們的專案管理軟體增加哪些目前沒有的使用方式?
  • 您想要接受下列哪些訓練 (如果有的話),以便更有效使用我們的專案管理軟體?

最後,務必納入至少一項開放式問題。員工的回覆也許有讓您意外之處,幫助您做出更好的決定。

測驗有助教育及找出知識缺口

測驗可幫助您瞭解員工的軟體知識水平並找出需要進一步訓練之處。

邁向實施測驗的第一步是根據職位區分您的員工。接著為您定義的各個職位設計一組簡單、中等、困難的問題。

例如,假設其中一個分組是使用軟體管理手邊專案的非管理職位員工。這些員工需要瞭解的工作包含:

  • 建立任務單 (簡單)
  • 建立報告 (中等)
  • 建立自訂控制面板 (困難)

您在設計測驗及分析結果時,請記得以下秘訣:

  • 將較高的加權值分配給觸及核心主題或對其他人來說相對較有挑戰性的問題。如此一來,最後的分數比較能充分代表員工對軟體的熟悉程度。
  • 如果受訪者的答案不正確,您可以提供自訂回饋意見以顯示正確答案,並且解釋正解原因。這麼做能給予員工學習與改進的機會。

3) 找出最常回答錯誤的問題,然後檢視問題中最有可能選擇的錯誤答案。您從中找出的分析見解將有助引導團隊訓練。

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在協助組織實現目標的過程中,專案管理軟體是您所不可或缺的。為了充分利用軟體,您需要花時間找出軟體的使用方式、軟體提供較低價值之處,以及員工如何透過受訓獲得最大益處。測驗和調查問卷將提供您處理上述各領域所需要的分析和見解。

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