組織精簡對公司而言可謂是燙手山芋，裁員更是複雜且棘手的難題。離職員工會體驗諸如憤怒、悲傷和恐懼等無數種情緒。留下來的員工也會為工作量變重及自身前途感到擔憂。
有效的溝通在縮減人力 (RIF) 期間極為重要。預做準備並考慮您所要傳達的消息本質有助於讓執行過程更為平順。即使必須辭退員工，開誠布公且溝通得宜仍可為公司品牌帶來正面影響。
為了幫助您順利度過這個艱辛但並不罕見的情況，我們彙整了一些相關的考量因素和建議，可供您在跟員工傳達組織精簡的消息時作為參考。
開誠布公、誠實以對
跟員工展開溝通之前，一定要先制定好溝通方案，執行長需秉持細膩、開誠布公及前後一貫的態度傳達組織精簡的消息。向員工傳達消息時，一定要清楚明瞭。在溝通過程中，組織精簡的消息有可能會公開，所以應事先準備好相關電子郵件、常見問題集和媒體聲明稿。最重要的，您傳達消息時必須做到開誠布公、誠實以對。
不確定性會引發焦慮不安，使得員工無心工作。盡速開誠佈公地傳達事實，才能杜絕謠言四起等問題。此外，開誠布公的態度可防止公司失去其餘員工的信任。由於社群媒體的盛行，您很難阻止裁員消息擴散，因此請務必確保您的策略是快速且有效率地執行溝通方案，並先從受影響的員工開始著手。
在跟受影響或留任的員工溝通時，務必開誠布公並誠實解釋裁員的必要性。坦誠說明為何必須裁減人力 (RIF)，並分享公司曾考慮、實行或遭到駁回的其他作法。倘若能全程秉持開誠佈公的態度，員工得知裁員消息時才不致於過度震驚，也比較可以平心靜氣的接受您的說法。
面對面交談
傳達裁員消息時，儘可能安排員工信任的主管，面對面親口告知受影響的員工。給予員工充分的時間消化這個消息，但面談時間不宜過長，以免遭到遣散的員工跟同事議論而導致流言四處傳播。公司縮編時，員工通常都會有問題想問公司。提供管道讓員工得以在面談結束後跟管理者溝通，畢竟消化完這個消息之後，員工或許仍有滿腹疑問。
對於不在辦公室，遠距或混合工作模式的員工，應透過視訊會議面對面傳達裁員消息。即使人不在公司辦公，他們也值得同等的尊重，由信任的主管親口告知他們這個消息。
支持離職員工
體諒工作受影響的員工，並提供清楚且直接了當的資訊。雖然你可能備感壓力，但用適當的語氣反映您的關心之情非常重要。讓這些員工知道他們預期可獲得多少資遣費和福利，還有會提供他們哪些支援。展現同理心，避免用客套話敷衍員工。
請記得，目前還在職的員工會觀察您的處理方法。裁員之後，您會希望留任的員工仍能抱持正面的心態，讓他們看到您對前員工的體諒。這會有所幫助。
與留任員工溝通
您與留任員工間的溝通對未來的員工滿意度影響甚鉅。面對組織精簡及其可能對自身角色和責任帶來的影響，員工難免會情緒不穩，您必須作好應對的準備。
留任的人可能會出現裁員倖存者的罪惡感，進而導致生產力和士氣下降。跟留任員工保證他們不會失去工作，準備好應對公司文化和員工敬業度的變化。
管理者必須站出來說明組織精簡的背後原因，展現公司打算往前邁進的決心。這麼做不但有助於重建組織內部的信心，更可藉此向員工擔保公司將持續營運無礙。
以下步驟可協助您在組織精簡後與員工順利溝通，以降低員工不安的情緒，讓公司得以往前邁進：
- 開會面談：此時開誠布公是最重要的。無論您是選擇要一次告知全體員工，或是將員工分組逐一告知，必須讓他們清楚瞭解組織精簡的緣由，以及公司未來有何打算。
- 解釋為何必須裁員：說明為何一定要裁員、受影響的員工人數、裁員的決策方式、遣散福利，以及公司接下來要如何發展。提供這些資訊可避免員工因前景不明而感到恐懼，多少緩解他們可能出現的焦慮情緒。
- 解答員工的問題：公司進行組織精簡時，員工通常會有滿腹疑問。回答這些問題時必須體諒員工的感受。裁員後員工的情緒可能會十分激動。準備好應對有關整個公司及團隊的問題。
- 解釋角色和責任的變動：裁員通常會引發職務調動。留任員工必須清楚明瞭上下級結構和工作量的變動，以及對新工作的發展期望。
- 持續審核工作量：讓留任員工知道主管會密切關注他們的工作量，且十分樂於跟他們討論如何適應新的工作和職責。
- 說明公司的未來發展：分享您在人力重整後，對公司未來發展抱持的正面看法。這麼做可讓員工感受到，他們是為了實現共同目標而跟您一起努力。
- 建立溝通樞紐：無論您是採用公司內部網路、Slack 頻道或其他途徑，必須指定一個地方專門用來傳達公司的重大消息。確保員工知曉並統一在該處發佈消息。
聆聽是有效溝通不可或缺的一環
別忘了聆聽是溝通成功的關鍵。若想要傳達想法，您必須先聆聽員工的恐懼和擔憂。傳達想法固然重要，但發揮同理心，真誠聆聽員工的回覆、認可他們的情緒並懇切應答，對員工、主管和公司都有莫大的幫助。
將組織精簡消息分享給外部利害關係人
誠如我們之前所說的，在溝通過程中，組織精簡的消息有可能會為公眾所知。您的溝通方案中必須包含對外部利害關係人發表的媒體聲明稿。最重要的是，一定要讓新聞界和客戶最先從您口中得知公司組織精簡的消息，如此您才能掌握話語權。在您對公司內部發佈此消息不久後就應該對外公開。
公司進行組織精簡時，外部利害關係人通常會有很多疑問。與外部利害關係人溝通時，必須清楚解釋組織精簡的前後脈絡並精準的說明理由，以減少任何可能的疑慮。溝通時也應說明您採取的遣散員工支持措施，包括組織提供的遣散費、後續的就業協助及其他類型的支援。
跟客戶和利害關係人保證組織精簡不會影響到公司對它們的服務。讓他們瞭解公司正在進行內部結構重整，平時合作的服務團隊一有變動會立即通知他們。
留意媒體會緊迫盯人，儘管您無法掌握媒體輿論，對全體員工和利害關係人傳達一致的訊息有助於防止輿論失控。
溝通是公司組織精簡的致勝利器
公司進行組織精簡的過程中，做到清楚且開誠布公的有效溝通至關重要。最重要的是，您一定要制定好溝通方案，確保過程運行快速無礙。開誠布公的溝通是防止組織精簡玷污品牌形象的最佳方法。
在組織精簡結束後，立即針對留任員工展開員工滿意度調查。運用收集到的資料，做出有關改善公司文化、改變工作環境和鼓勵留任員工的知情決策。
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